Voor een goede mondzorg behandeling is het noodzakelijk van iedere patiënt(e) een tandheelkundig dossier samen te stellen. Het dossier bevat aantekeningen over zijn/haar gebitstoestand, gegevens over de uitgevoerde behandelingen en verslagen van onderzoeken. Ook worden gegevens opgenomen die elders, bijvoorbeeld bij zijn/haar tandarts, met zijn/haar toestemming zijn opgevraagd. Omgekeerd kunnen gegevens uit het dossier worden verstrekt aan andere zorgverleners. Dit gebeurt niet wanneer hij/zij daar uitdrukkelijk bezwaar tegen maakt. De gegevens kunnen ook door een waarnemer of voor overleg met andere mondzorgkundigen worden gebruikt.

Uw emailadres uit het dossier wordt gebruikt voor de financiële afhandeling van uw orthodontische behandeling. Ook worden gegevens uit het dossier aan anderen verstrekt als dat wettelijk is voorgeschreven.

Wij mogen alleen rechtmatig persoonsgegevens van u verwerken als wij dat doen op basis van een juridische grondslag. Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst tussen u en ons, zoals neergelegd in artikel 6 lid 1 sub b van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken voor een ander gerechtvaardigd belang, zoals het informeren van onze patiënten over actualiteiten of wijzigingen in onze dienstverlening. Deze grondslag is neergelegd in artikel 6 lid 1 sub f van de AVG.

Wij verwerken alleen persoonsgegevens voor het uitvoeren van onze wettelijke taken. Op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) zijn wij als zorgverlener verplicht een medisch dossier bij te houden.

Wij voorkomen het onnodig verzamelen van gegevens. Wij vragen alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor onze taken of om uw vraag te beantwoorden.

Wij verwerken de volgende gegevens:

• NAW gegevens;
• Geboortedatum;
• BSN;
• Geslacht;
• Documentnummer van een geldig legitimatie bewijs indien van toepassing
• E-mailadres;
• E-mailadres specifiek voor het versturen van uw facturen, deze verstrekken wij aan Netpoint factoring;
• Vast telefoonnummer;
• Mobiel telefoonnummer waarop u een afspraak herinnering kunt ontvangen per SMS
• Eventuele tweede mobiel nummer
• Gegevens betreffende uw gezondheid via onze gezondheidsvragenlijst
• De naam en het inschrijfnummer van uw zorgverzekeraar;
• De naam van uw andere zorgverleners zoals uw tandarts en huisarts zodat er overleg en/of uitwisseling van behandelgegevens plaats kan vinden indien nodig;

De persoonsgegevens die door ons worden verzameld, worden gebruikt voor de volgende doeleinden:

Bijvoorbeeld:

• Het aanmaken van uw patiënten dossier om u bij de praktijk in te schrijven;
• Het versturen van onze gezondheidsvragenlijst aan u per e-mail;
• Het bijhouden van uw medisch dossier;
• Koppelen van het juiste werkstuk aan de juiste persoon om zo de beugel op maat te laten maken
• Het rekening houden met uw gezondheid bijvoorbeeld eventuele allergieën
• Contact met u opnemen omtrent uw gemaakte afspraak
• Het controleren van uw bestaande afspraak via onze website;
• Het uitvoeren van een behandeling;
• Uitvoeren van controle op uw verzekeringsrecht
• Het financieel kunnen afhandelen van uw behandeling via het factoring bedrijf Netpoint via uw zorgverzekeraar gegevens en uw emailadres
• Het inloggen op uw Netpoint account voor inzage in uw facturen via uwdeclaraties.nl
• Het bijhouden van door u aangegeven voorkeuren;
• Het verbeteren van onze dienstverlening;

Wij verstrekken uw persoonsgegevens in beginsel alleen aan derde partijen indien u daar zelf toestemming voor heeft gegeven. Gegevensverstrekking zonder uw toestemming vindt plaats indien dat noodzakelijk is om de overeenkomst tussen u en ons uit te kunnen voeren of een wettelijke verplichting ons dat voorschrijft.

Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat wij van tijd tot tijd patiënten die onze praktijk hebben bezocht voor een controle of behandeling benaderen met een patiëntenenquête. Wij achtten dit noodzakelijk  voor het monitoren en verbeteren van de kwaliteit van de zorgverlening, en heeft daarmee een gerechtvaardigd belang. Voor de patiëntenenquête wordt uitsluitend gebruik gemaakt van één enkel persoonsgegeven, namelijk het e-mailadres van de patiënt. Patiënten die hieraan niet wensen mee te doen, hebben via de uitnodiging de mogelijkheid om zich af te melden voor de patiëntenenquête en zullen daarna niet meer voor dit doel worden benaderd.

Wij zullen uw gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de in deze privacy- en cookieverklaring beschreven doeleinden, tenzij dat nodig is op grond van een wettelijke verplichting. Voor het bewaren van uw medische gegevens hanteren wij de wettelijke bewaartermijn van 20 jaar uit de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst. Naast de WGBO houden we indien nodig ook rekening met bewaartermijnen die voortvloeien uit andere wetgeving.

Om uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen hebben wij passende technische- en organisatorische maatregelen getroffen.

Om u van dienst te zijn hebben wij op onze website verwijzingen opgenomen naar websites van derden. Wij maken u er graag op attent dat wanneer u deze websites bezoekt, de voorwaarden uit de privacy verklaringen van deze derden van toepassing zijn. Wij raden u aan om de privacy verklaringen van deze websites te lezen voordat u daar verder gebruik van maakt.

Onze praktijkwebsite maakt gebruik van een sessiecookie (deze wordt gebruikt voor het juist functioneren van de site tijdens het bezoek) en deze cookie wordt na beëindiging van het bezoek meteen weer gewist. Deze cookie bevat ook geen persoonsgegevens die worden bewaard op de computer.

Wanneer u persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, heeft u verschillende rechten die u kunt uitoefenen. Zo heeft u recht op inzage, rectificatie en het wissen van uw gegevens. Ook kunt u ons verzoeken om uw gegevens aan u of een andere partij over te dragen of om de gegevensverwerking te beperken. Het staat u daarnaast vrij om bezwaar te maken tegen een verwerking van uw gegevens. U kunt bovendien uw toestemming voor de gegevensverwerking altijd in trekken. U kunt uw verzoek bij ons kenbaar maken door ons een e-mail te sturen aan latifa@orthomerwestein.nl of door telefonisch contact met ons op te nemen via: 030 760 2222 en te vragen naar Latifa Brons (praktijkmanager). Wij streven ernaar om binnen 14 werkdagen op uw verzoek te reageren.

Mocht u onverhoopt niet tevreden zijn over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan, neemt u dan contact op met onze praktijkmanager. U kunt met al uw vragen over de privacyverklaring bij haar terecht.

U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit persoonsgegevens. De contactgegevens van de Autoriteit persoonsgegevens vindt u hier https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens

Wij behouden ons het recht voor om deze privacy- en cookieverklaring aan te passen. Deze wijzigingen zullen via onze praktijkwebsite bekend worden gemaakt. Wij raden u daarom aan om deze verklaring regelmatig te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.